Расчёт зарплаты и кадровый учёт для логистических компаний

Штат логистической компании неоднороден. На складе — кладовщики, комплектовщики, грузчики и водители погрузчиков в сменном графике, в офисе — менеджеры по перевозкам и специалисты по таможенному декларированию, на линии — курьеры и экспедиторы, которые выезжают на погранпереходы и терминалы. У каждой группы свой порядок учёта времени, оплаты и документов.

Мы ведём табели и графики, начисляем зарплату, сверхурочные, премии и командировочные, удерживаем ИПН, ОПВ и ВОСМС, начисляем ОПВР, СО, ООСМС и социальный налог и сдаём 200.00. Кадровые документы — трудовые договоры, приказы, графики отпусков, договоры о материальной ответственности — готовим по Трудовому кодексу.

Если зарплата — часть общего учёта, её удобнее вести в составе бухгалтерского обслуживания логистики; общие условия — на странице зарплаты и кадров.

Склад, который отгружает заказы круглосуточно, не укладывается в пятидневку. Учёт времени и оплаты строим так:

• график смен утверждается заранее, сотрудники знакомятся с ним под подпись;
• суммированный учёт — норма часов считается за учётный период, а не за неделю, переработка за период оплачивается как сверхурочная;
• ночные и выходные — отмечаются в табеле отдельно и оплачиваются в повышенном размере;
• сдельные премии — за количество собранных заказов или паллет, по данным WMS, утверждаются приказом.

Важно, чтобы данные о часах брались из одного источника — табеля или системы учёта доступа, а не из устных договорённостей бригадира. С 2026 года ИПН с зарплаты — 10%, а с части годового дохода свыше 8 500 МРП — 15%; для большинства складских работников действует ставка 10% с учётом базового вычета.

У курьерской службы три варианта, и у каждого своя цена ошибки:

• трудовой договор — курьер в штате, работает по графику, работодатель удерживает и начисляет все налоги и взносы, а 200.00 включает его доход;
• договор ГПХ — подходит для разовых или нерегулярных поручений с оплатой за результат; налоговый агент удерживает ИПН, ОПВ и ВОСМС 2%;
• самозанятый — физлицо платит 4% от дохода через E-Salyq Business, а компания на ОУР вправе относить такие расходы на вычеты, если вид деятельности входит в перечень.

Когда исполнитель работает постоянно, по графику, на технике компании и подчиняется её правилам, отношения по сути трудовые — и при проверке их могут переквалифицировать с доначислением налогов и взносов. Подробно о налогах по таким договорам — в ответе налоги по договору ГПХ.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт — от 5 000 ₸ за сотрудника в месяц. На цену влияют число работников, сменный график и суммированный учёт, количество командировок, приёмов и увольнений, доля исполнителей по ГПХ.

Для компаний, где зарплата — лишь часть учёта, удобнее полное обслуживание логистики; отдельные пакеты — на странице тарифов.