Расчёт зарплаты и кадровый учёт для фитнес-клубов и студий

У фитнес-клуба обычно две группы людей. Администраторы, менеджеры по продажам и уборщики — в штате, часто по сменному графику. Тренеры — по-разному: в штате с окладом и процентом за персональные тренировки, по договору ГПХ, как ИП или самозанятые со своим доходом от клиентов.

Для штата мы начисляем зарплату по табелям и данным CRM о проведённых тренировках, удерживаем ИПН, ОПВ и ВОСМС, начисляем ОПВР, СО и ООСМС, а на ОУР — социальный налог. Для внешних тренеров проверяем договоры, акты и режим исполнителя, потому что от него зависят вычеты клуба и риск переквалификации.

Кадровые документы — трудовые договоры, приказы, графики отпусков — ведём вместе с расчётом. Общие условия услуги — на странице зарплата и кадры, полный учёт клуба — бухгалтерия для фитнеса.

Самая частая схема в клубах — небольшой оклад за дежурство в зале плюс процент от стоимости проведённых персональных тренировок и фиксированная сумма за групповое занятие. Чтобы расчёт был проверяемым, нужны три вещи:

• положение об оплате труда или условия в трудовом договоре: размер процента, база расчёта, порядок при отмене и переносе тренировки;
• отчёт CRM за месяц по каждому тренеру с проведёнными тренировками и их стоимостью;
• табель рабочего времени за дежурства и групповые занятия.

Вся сумма — оклад, процент и бонусы — облагается как зарплата: удерживаются ИПН, ОПВ и ВОСМС, начисляются ОПВР, СО и ООСМС. Если клуб — субъект микро- или малого бизнеса, вместо отдельных платежей можно применять единый платёж: в 2026 году 24,8% от дохода. Выгоден ли он, считаем по составу штата — подробнее в разделе выгоден ли единый платёж.

Работа с тренерами как с ИП или самозанятыми законна, если это действительно независимые исполнители: у них свои клиенты, они сами определяют расписание и могут работать в нескольких клубах. Проблемы начинаются, когда договор оказания услуг прикрывает обычную работу в штате.

По нашему опыту, налоговая обращает внимание на одинаковую сумму каждый месяц, работу строго по графику клуба, подчинение внутренним правилам и администратору, а также на ситуацию, когда работник уволился и в тот же день стал «исполнителем». В таком случае клубу могут доначислить ИПН, взносы и соцплатежи как с зарплаты.

Мы разбираем каждую схему до подписания: что прописать в договоре, как оформлять акты, когда разумнее оставить тренера в штате. Как облагаются выплаты физлицам, описано в разделе налоги по договору ГПХ.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт — от 5 000 ₸ за сотрудника в месяц. Цена зависит от числа сотрудников, сложности схемы оплаты тренеров и объёма кадровых документов.

Проверку договоров с тренерами-ИП и самозанятыми проводим при подключении. Если зарплата считается вместе с бухгалтерией клуба, условия обсуждаются в рамках общего пакета. Пакеты — на странице тарифов.