Бухгалтерское обслуживание для кадровых агентств

Месяц кадрового агентства закрывается не по банку, а по документам клиентов: подписанным актам за закрытые вакансии и табелям предоставленного персонала. Пока их нет, нельзя ни признать доход, ни правильно начислить зарплату, ни вовремя выписать ЭСФ.

Поэтому учёт мы строим вокруг договора с клиентом. Для подбора важны этапы, гонорар и гарантийный срок, для аутстаффинга — ставки, численность, табель и счёт за месяц. Расходы привязываем к тем же договорам: рекрутеры, подписки на базы резюме, реклама вакансий, зарплата и взносы работников.

Ведём бухгалтерское обслуживание в 1С с доступом владельца к базе, а при необходимости отдельно берём зарплату и кадры агентства. Контроль трёхуровневый — бухгалтер, главный бухгалтер, аудитор, а штрафы, возникшие по нашей ошибке, оплачиваем мы: это закреплено в договоре.

Порядок закрытия зависит от доли аутстаффинга, но последовательность, как правило, одна:

• в начале месяца собираем табели клиентов и список кандидатов, вышедших на работу;
• по табелям начисляем зарплату предоставленного персонала и проверяем, что часы в акте совпадают с часами в ведомости;
• выписываем акты и ЭСФ клиентам, по закрытым вакансиям — с учётом условий гарантии;
• разносим банк, сверяем оплаты клиентов и расходы на сервисы поиска;
• до 25 числа готовим платежи по налогам и взносам с зарплаты прошлого месяца;
• закрываем месяц и отправляем владельцу короткий отчёт: выручка, маржа по направлениям, долги клиентов.

Для агентства важно, чтобы табель и акт клиента опирались на одни и те же часы. Если клиент оспаривает их после выплаты зарплаты, расходы уже понесены, а выручку придётся уменьшать.

Переход обычно занимает одно-два закрытия месяца. Начинаем с проверки того, что досталось от прежнего бухгалтера:

• сверяем расчёты с бюджетом в Кабинете налогоплательщика и формы, сданные за текущий год;
• проверяем, по всем ли актам выписаны ЭСФ и нет ли гонораров, по которым гарантия уже сработала, а учёт об этом не знает;
• сопоставляем численность в форме 200.00 со штатом и табелями аутстаффинговых работников;
• принимаем базу 1С, договоры с клиентами и кадровые документы.

Ошибки прошлых периодов исправляем дополнительной отчётностью: с 2026 года отзыв отчётности отменён. Сроки и объём работ оцениваем после первого просмотра базы.

Бухгалтерское обслуживание кадрового агентства — от 30 000 ₸ в месяц. Цена зависит от режима и НДС, числа клиентов и актов за месяц, а при аутстаффинге — от численности персонала: расчёт зарплаты считается отдельно, от 5 000 ₸ за сотрудника в месяц.

Перед договором смотрим базу и документы за последний квартал и называем сумму под ваш объём. Пакеты и дополнительные услуги — на странице тарифов.