Бухгалтерское обслуживание для прокатных компаний

В прокате за месяц проходят сотни мелких выдач и десятки возвратов, а одна и та же вещь может побывать у двадцати клиентов. Бухгалтерия должна видеть три потока одновременно: плату за прокат, залоги, которые вернутся, и движение самого фонда — покупку, ремонт, списание, продажу.

Мы начинаем с учётной политики: какие вещи считаются основными средствами, какие — запасами, с какого срока службы и стоимости, как оформляются удержания из залога. Потом настраиваем загрузку данных из Kaspi, эквайринга и прокатной программы, чтобы выручка в 1С сходилась с ОФД и банком.

Дальше — ежемесячная рутина: разбор выписок, акты и ЭСФ для юрлиц, начисление зарплаты, контроль порогов и сдача форм. Если у вас прокат велосипедов и самокатов или инструмента, учитываем специфику ниши; налоговые формы можно взять и отдельно — отчётность для проката.

Работа строится вокруг закрытия месяца, а не вокруг дедлайнов деклараций.

• Выписки — банк, Kaspi, эквайринг; каждое поступление получает тип: прокат, залог, продажа, возмещение ущерба.
• Касса — сверка чеков ККМ и данных ОФД с поступлениями, возвраты залогов чеками возврата.
• Юрлица — акты за месяц по каждому договору, ЭСФ в течение 15 календарных дней после оборота.
• Фонд — новые поступления, списания по актам, перемещения между точками.
• Зарплата — табели точек, начисление, удержания и взносы до 25 числа.

В конце месяца владелец получает короткую сводку: выручка по направлениям, остаток залогов, налоговая нагрузка. Каждый месяц подписываем акт выполненных работ с перечнем сделанного.

У нас трёхуровневый контроль: бухгалтер ведёт участок, главный бухгалтер проверяет закрытие месяца и отчётность, аудитор выборочно смотрит сложные операции — импорт фонда, договоры с выкупом, крупные списания.

Для проката это особенно важно в трёх местах: разделение залогов и выручки, полнота ЭСФ юрлицам и документы на выбытие фонда. Именно здесь, по нашему опыту, чаще всего возникают вопросы налоговой при камеральном контроле.

Штрафы, возникшие по нашей ошибке, оплачиваем мы — это закреплено в договоре. Состав пакетов и что в них не входит — на странице тарифов.

Бухгалтерское обслуживание проката — от 30 000 ₸ в месяц. Цена зависит от режима, числа точек и касс, количества операций в Kaspi и банке, объёма договоров с юрлицами и наличия импорта.

Зарплата и кадры считаются в пакете или отдельно, учёт НДС — отдельным блоком при постановке на учёт. Точную сумму называем после просмотра выписки за месяц; пакеты — на странице тарифов.