Авансовый отчёт — документ, в котором сотрудник отчитывается, на что потратил деньги, выданные ему под отчёт на командировку или закупки, и прикладывает подтверждающие чеки и документы. После утверждения руководителем расходы списываются в учёт, а неизрасходованный остаток возвращается в кассу или на счёт.
Как работает подотчёт
Сотрудник получает деньги из кассы или на карту, тратит их на нужды компании и затем сдаёт авансовый отчёт с документами. Бухгалтер проверяет документы, руководитель утверждает отчёт, расходы отражаются в 1С. Перерасход компания возмещает сотруднику, остаток сотрудник возвращает. Срок отчёта и лимиты подотчёта, как правило, устанавливаются учётной политикой и приказом.
Что приложить к отчёту
| Расход | Подтверждающий документ |
|---|---|
| Покупка в магазине, оплата картой или Kaspi QR | фискальный чек ККМ |
| Покупка у компании с доставкой | накладная, при необходимости ЭСФ |
| Услуги (ремонт, связь, курьер) | АВР или чек |
| Командировка | приказ, билеты, документы о проживании |
| Топливо | фискальные чеки АЗС |
Оплата через Kaspi QR приравнивается к оплате картой, поэтому продавец обязан выдать фискальный чек. Скриншот перевода на личную карту продавца — не первичный документ.
Налоговые последствия
Если подотчётные деньги не подтверждены документами и не возвращены, при проверке их могут признать доходом сотрудника. Тогда компания как налоговый агент должна удержать ИПН 10% (15% с части годового дохода свыше 8 500 МРП) и начислить соцплатежи, а расход не уменьшит КПН.
Что изменилось с 2026 года
С 2026 года покупатель на ОУР не может относить на вычеты по КПН расходы на товары, работы и услуги, приобретённые у плательщика упрощённой декларации (ст. 286 НК). Если сотрудник купил что-то у ИП на упрощёнке, даже с чеком такой расход не уменьшит КПН по ставке 20%. Покупки у самозанятых относить на вычеты можно. Это стоит учитывать при выборе, где закупаться.
Типичные ошибки
- Отчёт сдают через несколько месяцев, когда чеки уже выцвели или потеряны.
- Выдают новый аванс, не закрыв предыдущий.
- Оплачивают личные расходы с корпоративной карты, а потом пытаются оформить их как командировочные.
- Принимают квитанции без фискального признака.
В AIG Partners проверяем авансовые отчёты при разноске первички и подсказываем, каких документов не хватает. Расчёт ИПН и соцплатежей по таким суммам входит в участок зарплаты.
Обновлено