Первичка — первичные учётные документы, которые подтверждают каждую хозяйственную операцию: договоры, счета на оплату, накладные, акты выполненных работ, чеки. Без первички расход нельзя отнести на вычеты, а доход и остатки нечем подтвердить при камеральном контроле или налоговой проверке.
Какие документы относятся к первичке
| Операция | Основные документы |
|---|---|
| Продажа или покупка товаров | договор, накладная, ЭСФ, при перевозке — СНТ |
| Работы и услуги | договор, АВР, ЭСФ |
| Оплата наличными, картой, Kaspi QR | фискальный чек ККМ |
| Расходы сотрудника | авансовый отчёт с чеками |
| Зарплата | трудовой договор, приказы, табель |
| Банк и касса | выписки, приходные и расходные ордера |
Документ должен содержать дату, стороны, содержание операции, количество и сумму и быть подписан (собственноручно или ЭЦП). Электронные документы — ЭСФ, электронный АВР, СНТ — имеют ту же силу, что и бумажные.
Сроки и связь с ЭСФ
ЭСФ выписывается не ранее даты оборота и не позднее 15 календарных дней после неё. Дата оборота по товарам — как правило, дата отгрузки по накладной, по услугам — дата подписания акта. Если первичка оформлена задним числом или потеряна, даты в ЭСФ и документах расходятся, а это первый сигнал для камерального контроля.
Что изменилось с 2026 года
По новому кодексу покупатель на ОУР не может относить на вычеты по КПН расходы на товары, работы и услуги, приобретённые у плательщика упрощённой декларации (ст. 286 НК). Даже полный комплект — договор, накладная, акт — не уменьшит налог по ставке 20%. Покупки у самозанятых относить на вычеты можно. Поэтому при выборе поставщика теперь важно смотреть и на его режим.
Кроме того, отзыв отчётности отменён: если из-за потерянной первички декларация оказалась неверной, исправить её можно только дополнительной отчётностью.
Типичные ошибки
- Оплатить по счёту, но не получить накладную или акт — расход есть, подтверждения нет.
- Хранить документы в переписке WhatsApp без системы: при проверке их невозможно быстро собрать.
- Подписывать акты пачкой в конце года, хотя услуги оказывались помесячно.
- Принимать чеки без фискального признака или документы без реквизитов покупателя.
В AIG Partners клиенты передают документы через WhatsApp или облако, а мы разносим их в 1С и сообщаем, каких бумаг не хватает. Если первичка за прошлые периоды потеряна, поможет восстановление учёта.
Обновлено