Работодателю — и ИП, и ТОО — нужны трудовые договоры, зарегистрированные в ЕСУТД на enbek.kz, приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении, табель учёта рабочего времени и график отпусков. Дополнительно оформляют правила трудового распорядка, должностные инструкции и личные карточки работников. Табель и приказы — основа для расчёта зарплаты и удержаний, которые уплачиваются до 25 числа следующего месяца.
Базовый пакет документов
| Документ | Зачем нужен |
|---|---|
| Трудовой договор | фиксирует должность, оплату и режим; регистрируется в ЕСУТД |
| Приказы по личному составу | приём, перевод, отпуск, увольнение |
| Табель учёта рабочего времени | основа расчёта зарплаты, сверхурочных и сменной работы |
| График отпусков | планирование ежегодных оплачиваемых отпусков |
| Правила трудового распорядка | режим работы, перерывы, дисциплина |
| Должностные инструкции | обязанности и ответственность работника |
| Личные карточки и согласие на обработку персональных данных | учёт сведений о работнике |
| Документы по охране труда | инструктажи и журналы для соответствующих должностей |
Как наладить кадровый учёт
- Утвердите правила трудового распорядка и шаблоны договоров до приёма первого работника.
- Каждое кадровое событие оформляйте приказом и отражайте в ЕСУТД: изменение условий, расторжение.
- Ведите табель ежемесячно и передавайте его бухгалтеру до расчёта зарплаты.
- Храните кадровые документы в бумажном или электронном архиве — они нужны для пенсионных и социальных выплат работников.
- Проверяйте совпадение данных: договор, приказ, табель, ведомость и форма 200.00 должны говорить об одном и том же.
Трудовой договор и ГПХ
Работников по договорам ГПХ не оформляют приказами и не включают в табель, но с выплат физлицам без ИП удерживают ИПН, ОПВ и ВОСМС. Если исполнитель фактически работает по графику и подчиняется распорядку, лучше оформить его по трудовому договору.
Что бывает при ошибках
Отсутствие договоров и приказов — нарушение трудового законодательства, которое выявляют трудовые инспекции и обращения работников. Расхождения между кадровыми данными и отчётностью видны налоговой при камеральном контроле.
Когда подключить специалиста
Если сотрудников несколько, есть сменный график или совместители, кадровый учёт отнимает время. Мы ведём кадровые документы вместе с зарплатой в услуге «Зарплата и кадры» — подробности и цены на странице тарифов.