«Виртуальный склад» — модуль ИС ЭСФ для учёта товаров из перечня уполномоченного органа: такие товары должны числиться в модуле, а ЭСФ по ним выписываются через него, в том числе неплательщиками НДС. Остатки в модуле должны совпадать с фактическими, иначе выписать ЭСФ на продажу не получится. Новый перечень товаров действует с 1 декабря 2026 года — проверьте, попадают ли в него ваши позиции.
Как устроена работа
- Проверьте товары по перечню. Если ваша позиция в нём есть, учёт через модуль обязателен независимо от режима налогообложения.
- Получите доступ. Работа идёт в ИС ЭСФ с ЭЦП; в ТОО роли сотрудникам назначает руководитель.
- Оприходуйте товар. Поступления по входящим ЭСФ от поставщиков отражаются на складе после их подтверждения. Товар, пришедший иначе (собственное производство, ввоз), вводится отдельными документами модуля.
- Продавайте через модуль. ЭСФ на реализацию выписывается с выбором позиций со склада — остаток уменьшается автоматически.
- Оформляйте движение. Перемещение между складами, списание, переработка — документами модуля; при перевозке части товаров оформляется СНТ, она тоже связана с остатками.
- Сверяйте остатки модуля с 1С и фактическим наличием хотя бы раз в месяц.
Типичные проблемы
| Проблема | Последствие |
|---|---|
| Товар не оприходован | нельзя выписать ЭСФ, отгрузка «встаёт» |
| Остаток в модуле больше фактического | вопросы при камеральном контроле |
| ЭСФ выписан не через модуль | документ по товару из перечня оформлен с нарушением |
Что изменилось в 2026 году
По ст. 208 НК ЭСФ по товарам из «Виртуального склада» выписывают и неплательщики НДС, включая упрощёнку. С 1 декабря 2026 года действует новый перечень товаров: до этой даты стоит сверить номенклатуру и при необходимости ввести остатки. Срок выписки ЭСФ общий — не позднее 15 календарных дней после оборота.
Когда нужна помощь
Если товаров из перечня много или остатки уже разошлись, начните со сверки модуля с учётом. Это входит в учёт НДС; о самом модуле — в статьях Виртуальный склад и ИС ЭСФ.